Prokrastynacja: Jak skutecznie pokonać zwlekanie i zwiększyć produktywność?

Bolesne konsekwencje prokrastynacji, czyli ciągłego odkładania na późnej, dotykają wiele osób. Skąd bierze się prokrastynacja? Jakie są metody na jej pokonanie? Co zrobić, aby efektywniej zarządzać czasem i stać się bardziej wydajnym?

Czym jest prokrastynacja? Dlaczego to robimy?

Prokrastynacja polega na ciągłym odwlekaniu wykonania działań lub podjęcia decyzji. To tendencja do permanentnego odkładania „na potem”. Przekładania lub nietrzymania się terminów. Prokrastynacja nie jest zaburzeniem psychicznym, lecz stylem działania. Może dotyczyć zarówno życia osobistego, jak i zawodowego.

Główne przyczyny prokrastynacji

Prokrastynacja może wynikać z różnych powodów. Zwykle ma głębsze podłoże psychiczne oraz nie pojawia się u kogoś nagle. Jest skutkiem setek drobnych decyzji, które układają się w schemat unikania działań i przesuwania terminów. Aby skutecznie sobie poradzić, trzeba najpierw zrozumieć psychologię prokrastynacji.

Często przekładanie na później wynika z lęku przed porażką i z niskiej samooceny. Jeśli spodziewamy się, że nasze działania zakończą się niepowodzeniem, to będziemy je przekładać, aby oddalić w czasie to niemiłe uczucie przegranej. W takich przypadkach samo wdrożenie metod planowania nie pomoże! Konieczna jest praca nad własnymi przekonaniami, lękami, schematami działania, a także wzmocnienie sumienności, która jest jedną z Wielkiej Piątki Cech Osobowości. Pomocne będzie skorzystanie z sesji psychoterapii lub coachingu.

Zwlekanie może wynikać z nieumiejętności radzenia sobie ze stresem, napięciem i trudnymi emocjami np. lękiem, nieśmiałością. Wtedy należy wzmocnić swoje kompetencje w obszarze sprężystości psychicznej, konstruktywnego regulowania emocji, technik relaksowania się.

Perfekcjonizm paradoksalnie również może powodować prokrastynację. Skoro nie jesteś w stanie spełnić swoich nierealistycznych standardów, to podświadomie odwlekasz podjęcie działań.

Odkładamy na później przede wszystkim te rzeczy, których nie lubimy, są dla nas nudne, trudne lub stresujące. Nawet osoby, których codziennością jest prokrastynacja, nie zwlekają przecież z wykonaniem tego, co sprawia im przyjemność.

Prokrastynacja może wynikać z nieznajomości metod zwiększania własnej produktywności i optymalnego zarządzania czasem. Ta sytuacja jest najprostsza do naprawy, gdyż możemy nauczyć się tego podczas szkoleń stacjonarnych lub online lub pracować indywidualnie z trenerem umiejętności psychospołecznych np. zarządzania czasem, planowania, realistycznego ustalania celów.

Warto także skorzystać z wartościowych poradników zarówno w formie książkowej, jak i filmików na YouTube lub innych platformach.

Zobacz także nasze kursy, np. Filozofia KAIZEN i Cykl PDCA

Jeśli chcesz skutecznie zwalczyć prokrastynację, najpierw odkryj, które z tych powodów występują u Ciebie.

Negatywne skutki prokrastynacji w Twoim życiu

Prokrastynacja w bardzo negatywny sposób wpływa na całe nasze życie. Głęboko uderza w poczucie własnej wartości i sprawstwa, a są one kluczowe dla zbudowania wysokiej samooceny oraz radzenia sobie z wyzwaniami, jakie stawia przed nami życie. Poprzez nawyk ciągłego odkładania na później niszczymy swoją reputację i zaufanie do nas. Zarówno współpracownicy, jak i członkowie rodziny oraz przyjaciele boleśnie przekonują się wiele razy, że nie można na nas liczyć. Nie dotrzymujemy zobowiązań. Nie jesteśmy terminowi ani sumienni. Dlatego prokrastynacja niszczy nasze więzi osobiste oraz pozycję zawodową.

Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym mamy codziennie do wykonania wiele zadań. Jeśli nie wywiązujemy się z nich zgodnie z ustaleniami, ludzie nie będą chcieli z nami współpracować. Mimo posiadanych kompetencji, niewiele osiągniemy.

Choć prokrastynacja może wynikać z próby oddalenia od siebie stresu, to tak naprawdę znacznie go nasila. Zamiast pracować na spokojnie, musimy gasić pożary na ostatnią chwilę. Doprowadzamy do pracy pod ogromną presją terminów i zawiedzionych oczekiwań. W rezultacie dokładamy sobie problemów, stresu oraz trudnych emocji.

Naukowe metody na pokonanie prokrastynacji

Wykorzystuj momenty szczytowej energii i koncentracji. Aby efektywnie zarządzać czasem, kluczowa jest świadomość, w jakich porach dnia jesteś najbardziej efektywny/a. Niektóre osoby to tzw. skowronki, które budzą się wcześnie rano pełne energii. Największą efektywność uzyskują w pierwszej części dnia. Innym bliżej jest do sowy, czyli rano mają bardzo niski poziom koncentracji. Potrzebują czasu na rozbudzenie się. Zaś szczyt ich kreatywności przypada na godziny popołudniowe i wieczorne. W zależności od tego, do którego typu jest Ci bliżej, w miarę możliwości najtrudniejsze zadania koncentruj w tych porach dnia, kiedy masz największą energię do działania.

Większe lub odległe w czasie cele dziel na cele cząstkowe i nagradzaj się za ich osiągnięcie. To zwiększy Twoją motywację i osłabi tendencję do prokrastynacji.

Czytaj więcej o motywacji wewnętrznej w artykule pt. Na czym polega motywacja wewnętrzna i jak ją u siebie wzbudzić?

Skorzystaj z konsultacji z psychoterapeutą, trenerem lub coachem, aby zdiagnozować główne przyczyny prokrastynacji w Twoim przypadku. Następnie opracuj wspólnie ze specjalistą plan pracy nad przełamywaniem tych dysfunkcyjnych schematów, przekonań, nawyków. Określcie również, jakie konkretnie kompetencje lub wiedzę potrzebujesz nabyć, aby lepiej zarządzać czasem, radzić sobie ze stresem, podnieść samocenę i produktywność.

Pamiętaj, że kluczowa jest zmiana Twoich postaw i działania. Narzędzia, metody i aplikacje same z siebie nie pomogą, jeśli nie wdrożysz również odpowiedniego podejścia i pracy nad sobą.

Plan działania: krok po kroku do produktywności

Jeśli odkryłeś/łaś, czym w Twoim przypadku jest powodowana prokrastynacja, możesz przejść do opracowania planu działania. W drodze do zwiększenia własnej efektywności i pożegnania się z prokrastynacją zacznij od stworzenia realistycznych celów. Możesz skorzystać z metody SMART.

Najważniejsze jest to, aby w Twoim odczuciu postawione sobie cele były w Twoim zasięgu. Jeśli bowiem będziesz świadomie lub podświadomie oceniać, że szansa na realizację celu jest mała, to w naturalny sposób zmniejszysz swój wkład i zaangażowanie oraz zwiększysz prawdopodobieństwo odkładania działań na później.

Planując poszczególne zadania i dni, zadbaj również o to, aby określić deadline, czyli końcowy termin, jaki dajesz sobie ukończenie procesu. Jeśli tego nie zrobisz, to nasilisz tendencję do prokrastynacji. Zawsze bowiem znajdziesz się wiele ciekawszych lub mniej stresujących działań, a w rezultacie to, co trudniejsze będziesz niestety przekładać.

5 sprawdzonych technik zarządzania czasem

1. To, co możesz wykonać w ciągu kilku minut, rób od razu. Dzięki temu nie będziesz musiał/a potem do tego wracać oraz niezałatwione sprawy nie będą się kumulować.
2. Rób przerwy w trakcie pracy. Choć wydawać Ci się może, że pauzy wydłużą czas wykonywania zadań, w rzeczywistości jest dokładnie odwrotnie! Dzięki zaplanowanemu odpoczynkowi jakość Twojej pracy będzie wyższa.
3. Dopasuj długość bloków zadań do swoich preferencji. Niektóre osoby pracują najefektywniej, kiedy spędzają nad danym zadaniem kilka godzin pod rząd. Wytrącanie ich z tego rytmu znacząco obniża ich efektywność. Natomiast druga grupa osób ma problemy z utrzymaniem koncentracji przez kilka godzin, więc potrzebuje organizować pracę w znacznie krótsze bloki czasowe np. co 30 minut zmienić typ wykonywanych zadań.
4. Odłącz się od dystraktorów/ „przeszkadzaczy”. Kiedy pracujesz nad czymś, co wymaga szczególnego wysiłku lub kreatywności, wyłącz powiadomienia przychodzące na telefon lub skrzynkę mailową i wycisz telefon. Dzięki temu szybciej wykonasz pracę.
5. Zadbaj o paliwo dla mózgu! Zaplanuj czas na zdrowe posiłki. Mniej fast foodów i słodyczy, a więcej pełnowartościowego jedzenia.

Narzędzia i aplikacje wspomagające walkę z prokrastynacją

Podstawowym, a niedocenianym narzędziem jest zegarek! Jeśli czegoś nie mierzymy, to nie jesteśmy w stanie tym efektywnie zarządzać. Dotyczy to także czasu! Jeśli nie wiesz, ile zajmują Ci poszczególne czynności, to nie będziesz w stanie mądrze planować dnia.

Kolejnym kluczowym narzędziem jest kalendarz – papierowy lub elektroniczny. Wpisując zadania, zwiększasz szansę, że je terminowo wykonasz, gdyż staje się to spisanym zobowiązaniem. Łatwiej będzie Tobie rozliczyć się z tego, co zrealizowałeś/łaś zgodnie z planem, a co znów przekładasz na kolejne dni. Bardzo użyteczna jest aplikacja Kalendarza Google. Możesz nie tylko łatwo wpisywać poszczególne zadania oraz czas i terminy, ale także oznaczać ich ważność kolorami np. najbardziej pilne zadania zaznaczając na czerwono, a te mniej ważne na zielono.

Dostępnych jest wiele płatnych i bezpłatnych narzędzi i aplikacji, które pomagają ograniczyć odkładanie zadań na później oraz lepiej zarządzać działaniami. Jedną z bezpłatnych aplikacji, która służy zarządzaniu projektami oraz czasem jest Gleeo Time Tracker. Dzięki niej możesz rozpisać większe projekty na poszczególne zadania. Mierzyć czas trwania każdego z działań, a także sporządzać okresowe raporty np. dzienne. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, ile czasu łącznie zajmowały poszczególne czynności np. pisanie maili oraz grupy czynności np. kilka różnych działań składających się na obsługę klienta: maile, telefony, spotkania. Jest szczególnie ważne, jeśli pracujesz nad różnymi projektami.

Takie aplikacje możesz wykorzystać nie tylko do ograniczania prokrastynacji w pracy, ale również w życiu osobistym. Przykładowo możesz jako zadania wpisać czynności domowe, takie jak sprzątanie, gotowanie, robienie zakupów. Następnie obliczać na koniec dnia lub tygodnia, jak wiele czasu to zajęło.

Osoby chcące pokonać zwlekanie, powinny również sprawdzić, jak dużo czasu spędzają w mediach społecznościowych np. na Facebook’u oraz komunikatorach np. Whatsapp. Bardzo pomaga korzystanie z takich narzędzi, jak bezpłatna aplikacja Cyfrowa równowaga, którą można zainstalować na telefonie, aby lepiej kontrolować, czy nie marnujemy zbyt dużo czasu w sieci.

Historie sukcesu: Inspirujące przykłady pokonania prokrastynacji

W pracy nad sobą bardzo pomocne jest uświadomienie sobie, że wiele osób zmagało się z podobnymi problemami. Znalazło jednak sposób, aby dać sobie radę! Znajdź osoby, które mogą Cię zainspirować w drodze do osiągania założonych celów. Najlepiej, jeśli będą to ludzie z Twojego otoczenia. Warto porozmawiać z nimi szczerze o swoich problemach. Poprosić o pomoc lub praktyczne wskazówki, które sprawdziły się w ich przypadku.

Inspiracją mogą być również znane osoby, które w książkach lub wywiadach szczerze opowiadają, jak poradziły sobie w podobnych sytuacjach. Wielu ludzi sukcesu wyznaje, że zmagało się z nałogami, niską samooceną, nie umiało wykorzystywać nadarzających się im w życiu szans. Musiało włożyć wiele wysiłku, aby przełamać te schematy, ale wysiłek się opłacił.

Dlaczego w walce z prokrastynacją ważne jest zdrowie psychiczne?

Abyśmy mogli w pełni wykorzystać nasze kompetencje i talenty, musimy zadbać o nasz dobrostan psychiczny. Osoba zestresowana, wypalona zawodowo, borykająca się z depresją lub kryzysami emocjonalnymi, nie będzie w stanie efektywnie pracować. Nie pomogą jej wtedy nawet najlepsze metody zarządzania czasem i wspierające efektywność własną. Nie będzie ona bowiem w stanie tych metod wdrożyć w praktyce.

Jeśli dotknęły Cię poważne stresy lub inne problemy związane z szeroko rozumianym zdrowiem psychicznym, to w pierwszej kolejności zajmij się nimi. Dopiero następnym krokiem jest wdrażanie metod i narzędzi służących optymalizacji pracy i zarządzania czasem.

Zwiększ swoją odporność na stres i popraw komfort pracy - przeczytaj nasz artykuł jak pokonać stres w pracy i poznaj praktyczne wskazówki.