Wielozadaniowość w pracy. Kiedy multitasking staje się przeszkodą?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu pojęcie wielozadaniowości wywołuje wiele kontrowersji. Z jednej strony, istnieje przekonanie, że równoczesne wykonywanie wielu zadań może przyspieszyć tempo pracy i zwiększyć efektywność. Z drugiej strony, skupienie się na jednym zadaniu na raz prowadzi do lepszej jakości pracy i mniejszej liczby błędów. W rzeczywistości nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, czy wielozadaniowość jest zawsze korzystna czy nie. Efektywność tego podejścia zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj pracy, specyfika zadania oraz indywidualne predyspozycje i umiejętności pracowników.
 

Czym jest multitasking?

Termin "multitasking" został po raz pierwszy użyty w 1965 roku w kontekście systemów operacyjnych, aby opisać zdolność komputera do wykonywania wielu czynności jednocześnie. Szybko jednak zaczęto stosować go również w odniesieniu do ludzkiej zdolności do wykonywania kilku zadań równocześnie. Istotne jest, aby te zadania miały różne cele i nie były ze sobą ściśle powiązane. Gdy czynności są powiązane, mówimy raczej o złożonym działaniu niż o wielozadaniowości. W praktyce, wielozadaniowość występuje, gdy osoba regularnie przełącza się między co najmniej dwoma czynnościami w pracy lub wykonuje kilka zadań w krótkich odstępach czasu.

Multitasking jest często wymieniany przez pracodawców jako ważna umiejętność poszukiwana u kandydatów do pracy, często uważana za kluczową dla sukcesu zawodowego. Jednakże taki jednostronny pogląd pomija istotne aspekty. Przeciążenie zbyt wieloma obowiązkami może prowadzić do szybkiego spadku efektywności. Brak koncentracji i pośpiech mogą prowadzić do większej liczby błędów w wykonywanych zadaniach. Multitasking ogranicza również zdolność do skupienia się na pojedynczym zadaniu, co wpływa na jakość pracy. Wpływ multitasking na wskaźnik błędów zależy od aktywności różnych obszarów mózgu potrzebnych do wykonania zadań.

Kiedy multitasking jest przeszkodą?

Multitasking staje się przeszkodą głównie wtedy, gdy prowadzi do rozproszenia uwagi i spadku koncentracji, co z kolei zwiększa ryzyko popełnienia błędów oraz obniża jakość wykonanych zadań. Zbyt duża ilość zadań do wykonania jednocześnie może również prowadzić do większego stresu oraz zmęczenia psychicznego, co negatywnie wpływa na efektywność pracy. Ostatecznie, gdy zadania wymagają głębszego zrozumienia i skomplikowanych decyzji, koncentracja na jednym zadaniu na raz często przynosi lepsze rezultaty niż multitasking.

• Spadek produktywności: Przełączanie się między zadaniami wymaga czasu na adaptację i skupienie. Każde przełączenie może prowadzić do utraty czasu i obniżenia efektywności w porównaniu do skupienia się na jednym zadaniu na raz.
• Większa liczba błędów: Kiedy uwaga jest rozproszona, istnieje większe ryzyko popełnienia błędów. Zadania mogą być źle zrozumiane lub wykonane niepoprawnie z powodu braku pełnego skupienia.
• Stres i zmęczenie: Przełączanie się między wieloma zadaniami może prowadzić do wzrostu poziomu stresu oraz do szybszego poczucia zmęczenia psychicznego. To może negatywnie wpływać na ogólną produktywność i dobre samopoczucie pracowników.
• Trudności w przetwarzaniu informacji: Skuteczne przetwarzanie informacji i głębokie zrozumienie problemu wymaga czasu i skupienia. Przełączanie się między zadaniami może utrudniać głębsze przetwarzanie i zrozumienie.
• Brak skupienia na ważnych zadaniach: Multitasking może skutkować tym, że ważniejsze zadania są odkładane na później lub są wykonywane w sposób niedostateczny z powodu rozproszenia uwagi na mniej istotne rzeczy.
• Zmniejszenie jakości podejmowanych decyzji: Gdy uwaga jest rozproszona, podejmowanie skutecznych i przemyślanych decyzji może być trudniejsze, co może prowadzić do mniejszej jakości rezultatów.
• Brak realizacji długoterminowych celów: Skupianie się na krótkoterminowych, pilnych zadaniach kosztem długoterminowych celów i strategii może prowadzić do stagnacji w rozwoju osobistym i zawodowym.

Ważne jest zatem świadome zarządzanie czasem i zadaniami, dążenie do skupienia na jednym zadaniu na raz tam, gdzie jest to konieczne, oraz dbałość o równowagę między natychmiastowymi wymaganiami a długoterminowymi celami.

Jak radzić sobie z wielozadaniowością w pracy?

Radzenie sobie z wielozadaniowością w pracy może być wyzwaniem, ale istnieje kilka strategii, które mogą pomóc zwiększyć efektywność i zmniejszyć stres z nią związany:

• Planowanie i priorytetyzacja: Przygotowanie listy zadań do wykonania oraz ich priorytetyzacja może pomóc w określeniu, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać. Zastosowanie technik takich jak Matryca Eisenhowera (wg. ważności i pilności) może być pomocne.
• Zgrupowanie zadań podobnego typu: Wykonywanie podobnych zadań jednocześnie może zmniejszyć czas potrzebny na przełączanie się między nimi i zwiększyć efektywność. Na przykład, zgrupowanie odpowiedzi na e-maile w określonych godzinach lub jednoczesne planowanie spotkań.
• Ustalanie klarownych celów i kroków do wykonania: Zadania powinny być jasno zdefiniowane, aby łatwiej było wrócić do nich po przerwie. Podzielenie większych zadań na mniejsze etapy również ułatwia ich realizację.
• Zaplanowanie przerw: Wprowadzenie krótkich przerw pomiędzy zadaniami może pomóc w zachowaniu świeżości umysłu i redukcji stresu. Skupienie się na oddechu lub krótkiej medytacji może również pomóc w ponownym skoncentrowaniu się.
• Zaplanowanie czasu na refleksję i ocenę: Regularne przeglądy wykonanych zadań pozwalają na ocenę postępów i dostosowanie priorytetów w razie potrzeby. Jest to również okazja do nauki na popełnionych błędach i doskonalenia procesów.
• Ograniczenie zakłóceń i niepotrzebnych przerywaczy: Usunięcie lub ograniczenie czynników zakłócających, takich jak nadmiarne e-maile, nieplanowane spotkania czy niepotrzebne rozmowy, może zwiększyć skupienie i produktywność.

Podsumowanie

Wielozadaniowość może być użyteczna w niektórych sytuacjach, istnieje ryzyko, że stanie się przeszkodą, jeśli nie jest stosowana z umiarem. Kluczowe jest rozpoznanie, kiedy skupienie na jednym zadaniu jest bardziej efektywne niż rozproszenie uwagi na wiele rzeczy naraz, aby osiągnąć maksymalne rezultaty w pracy.