Praca zdalna - jak utrzymać produktywność i zaangażowanie zespołu?

Zmiany i nowe rozwiązania w różnych dziedzinach czasem pojawiają się nagle, często na ogromną skalę, jednak bez możliwości ich wcześniejszego sprawdzenia i dostosowania się. Taką właśnie okolicznością była pandemia COVID-19. Chociaż przed 2020 rokiem praca zdalna była powszechna w niektórych branżach, to właśnie potrzeba odizolowania ludzi od siebie spowodowała konieczność wprowadzenia jej w każdy niemal segment rynku pracy – poza FMCG i logistyką.

Nie wszyscy okazali się na to mentalnie i organizacyjnie gotowi. Wciąż jest wielu pracowników, którym praca zdalna sprawia pewne trudności. Choć sama w sobie może być przyjemna, wymaga samodyscypliny i odpowiedniego podejścia.

Czym jest praca zdalna i jak wygląda jej organizacja w nowoczesnym środowisku pracy?

Praca zdalna to forma wykonywania obowiązków zawodowych poza miejscem pracy zapewnionym przez pracodawcę, najczęściej z domu. W nowoczesnym środowisku organizacja pracy zdalnej opiera się na technologii, która umożliwia komunikację i współpracę na odległość. Narzędzia takie jak Zoom, Microsoft Teams, Slack czy Asana stały się nieodzownymi elementami dnia codziennego pracowników zdalnych. Dzięki nim zespoły mogą efektywnie komunikować się, organizować zadania, wymieniać się wiedzą, materiałami i śledzić postępy w projektach.

Jak zapewnić ergonomiczne i komfortowe warunki pracy w domu?

Ergonomia pracy jest kluczowa dla zapewnienia komfortu i wydajności podczas pracy zdalnej. Organizacja stanowiska pracy w domu powinna uwzględniać nie tylko ergonomiczne meble, takie jak regulowane krzesło i biurko odpowiednich rozmiarów, dobre oświetlenie oraz sprzęt komputerowy dostosowany do potrzeb użytkownika, ale też drobiazgi takie jak kartki do notatek, dokumenty, długopis, czy ulubiony kubek z kawą. Praca w zaciszu domu sprzyja wprowadzeniu zdrowych nawyków, takich jak regularne przerwy na ćwiczenia rozciągające, których wykonywanie  w środowisku pracy może być krępujące. Pracując zdalnie należy zatroszczyć się o warunki co najmniej równie dobre jak w siedzibie pracodawcy, by zadbać zarówno o komfort pracy jak i własne zdrowie.

Utrzymanie produktywności i efektywności pracy

Oprócz wspomnianej ergonomii i komfortu stanowiska pracy, kluczem do utrzymania wysokiej produktywności i efektywności pracownika jest dobra organizacja jego pracy. Przede wszystkim warto zachowywać się tak, jakby szło się do biura – należy wstać z łózka, wziąć prysznic, zrobić śniadanie, napić się kawy czy herbaty i ubrać się odpowiednio. Nie warto otwierać laptopa leżąc w łóżku. To spowoduje przykucie do niego na najbliższe godziny i maksymalne rozleniwienie. Należy też wprowadzić jasne zasady dotyczące godzin pracy, zadań do wykonania oraz terminów ich realizacji. Z pomocą przyjdą również narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Trello czy Asana, które umożliwią monitorowanie postępów i priorytetyzację zadań, co przełoży się na wydajność pracy.

Monitorowanie postępów i feedback

Produktywność i efektywność, które są składowymi jakości pracy pracownika wymagają stymulacji. Menedżerowie mają do wyboru wiele narzędzi lub metod do analizy postępów i wydajności pracy swoich podwładnych. Najistotniejszym elementem tej kontroli jest feedback w oparciu o monitoring postępów pracy. Powinien on być konstruktywny i dostosowany do indywidualnych potrzeb pracowników, pomagając im rozwijać swoje umiejętności i poprawiać efektywność pracy. Regularne rozmowy oceniające oraz sesje coachingowe mogą znacząco przyczynić się do poprawy wyników i zaangażowania zespołu.

Motywacja i zaangażowanie pracowników

Zaangażowanie pracowników jest ważnym elementem sukcesu każdej organizacji. Feedback nie jest jedynym skutecznym narzędziem mającym na to zaangażowanie wpływ. Pracodawcy wykorzystują dobrą kawę i dostawy świeżych owoców oraz szereg innych udogodnień dla pracowników by wpływać na ich chęć do pracy. W przypadku pracy zdalnej może to być większym wyzwaniem, dlatego warto stosować różnorodne strategie, aby utrzymać wysoki pozom zaangażowania. Regularne pochwały, uznanie za dobrze wykonane zadania oraz programy motywacyjne mogą znacząco wpłynąć na morale zespołu. Ważne jest również, aby pracownicy czuli się jego częścią, dlatego organizacja wirtualnych spotkań integracyjnych, gier zespołowych i innych form wspólnego spędzania czasu może pomóc w budowaniu więzi i zaangażowania.

Skuteczna komunikacja i współpraca w zespole zdalnym

Fundamentem efektywnej współpracy w każdym zespole jest komunikacja. Pracując zdalnie warto regularnie umawiać się z członkami zespołu na wirtualną kawę i odbywać z nimi niezobowiązujące small-talki stanowiące doskonałe wprowadzenie do późniejszych poważnych rozmów na poziomie zawodowym. Regularne spotkania wideo, czaty grupowe i platformy do zarządzania projektami pomagają w utrzymaniu bieżącej komunikacji. Ważne jest również, aby dbać o klarowność przekazywanych informacji, precyzyjne ustalanie oczekiwań oraz otwartość na feedback. Kilka narzędzi ułatwiających komunikację i integrację wewnątrz zespołu opisanych jest na końcu tego artykułu.

Skuteczna komunikacja i współpraca w zdalnym zespole wymaga przygotowania odpowiedniego środowiska pracy, np. opartej o chmurę obliczeniową, która  wspiera rozwój biznesu w obszarach e-commerce, nowoczesnej komunikacji, a nawet oszczędzania energii elektrycznej. Więcej informacji na ten temat odstępnych jest w kursie “Chmura w biznesie”.

Jak utrzymać równowagę między pracą, a życiem prywatnym podczas pracy zdalnej?

Praca w warunkach domowych może prowadzić do rozmycia granic między obowiązkami zawodowymi, a czasem wolnym. To z kolei może skutkować wypaleniem zawodowym o czym powinni pamiętać zarówno pracownicy, jak i menedżerowie. Warto zachęcać swoje zespoły do dobrego planowania, tworzenia harmonogramów i trzymania się ustalonych godzin pracy. Warto dzielić swój czas, oprócz pracy znajdując w nim miejsce na rodzinę, aktywny wypoczynek,  uprawianie hobby, spotkania towarzyskie i należytą ilość snu. Przyczyni się do zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym mając zbawienny wpływ na nasze zdrowie fizyczne i psychiczne oraz poczucie satysfakcji.

Zdrowie i dobre samopoczucie pracowników

Dobrostan pracowników tak ważny dla utrzymania wspominanej wcześniej produktywności i efektywności jest czymś, o co z pewnością warto dbać. Pracodawcy powinni więc promować zdrowe nawyki, takie jak regularna aktywność fizyczna, zdrowa dieta oraz odpowiednia ilość snu. Warto również organizować warsztaty i szkolenia dotyczące technik relaksacyjnych, zarządzania stresem, oraz takich, które pomagają dbać o układ ruchu osób mających siedzący tryb pracy. Dodatkowo pracownicy powinni mieć dostęp do wsparcia psychologicznego i zdrowotnego, aby mogli skutecznie radzić sobie z wyzwaniami pracy zdalnej.

Większość pracowników traktuje dziś pracę zdalną, jak wartościowy benefit, bez którego niechętnie podejmą pracę w danym miejscu. Choć praca zdalna przynosi wiele korzyści, wiąże się również z wieloma wyzwaniami. Kluczowe dla sukcesu jest utrzymanie wysokiej produktywności i zaangażowania zespołu, co w warunkach pracy zdalnej może stanowić wyzwanie  zarówno dla menedżerów jak i samych pracowników. Odpowiednie więc zarządzanie tymi aspektami – poprzez dobrą organizację pracy, ergonomię, skuteczną komunikację oraz dbałość o zdrowie i dobre samopoczucie pracowników – może przynieść wymierne korzyści zarówno dla pracowników zdalnych jak i dla całej organizacji.

1. Narzędzia pomocne przy organizacji pracy i zadań

Organizacja pracy i zadań jest kluczowa dla osiągnięcia optymalnej wydajności  pracowników. Oto dwa narzędzia, które mogą pomóc w monitorowaniu postępów, planowaniu zadań i przechowywaniu najważniejszych informacji „pod ręką”:

• Trello: to platforma do zarządzania projektami oparta na kartach. Pozwala na tworzenie list zadań, przypisywanie terminów i śledzenie postępów. Możesz użyć go do planowania zadań związanych z organizacją stanowiska pracy.
• Evernote: narzędzie do notowania i organizowania informacji. Możesz w nim przechowywać notatki dotyczące ustawień ergonomicznych, instrukcje obsługi sprzętu i inne ważne informacje.

2. Pomoc w zarządzaniu czasem i produktywnością

Efektywne zarządzanie czasem jest kluczowe dla wydajności. Oto dwa narzędzia, które mogą pomóc:

• Toggl: to narzędzie do śledzenia czasu. Pozwala na monitorowanie, ile czasu poświęcasz na różne zadania. To przydatne do analizy, optymalizacji i zwiększenia produktywności.
• RescueTime: automatycznie śledzi, jak spędzasz czas na komputerze. Daje wgląd w nawyki online i pomaga w identyfikacji obszarów do poprawy.

3. Slack i Kudos - narzędzia do motywacji i zaangażowania zespołu

• Slack: platforma komunikacyjna dla zespołów. Ułatwia szybką wymianę wiadomości, współpracę i integrację z innymi narzędziami.
• Kudos: narzędzie do doceniania i motywowania zespołu. Pozwala na publiczne wyrażanie uznania za osiągnięcia i wkład innych członków zespołu.

4. Forest - narzędzie wspierające równowagę między pracą a życiem prywatnym

• Forest: aplikacja mobilna, która pomaga w utrzymaniu równowagi między pracą a życiem osobistym. Pozwala na śledzenie czasu spędzonego na zadaniach i nagradza za skupienie. Im dłużej pozostajesz w aplikacji, tym bardziej rośnie wirtualne drzewo.

5. Asana - zarządzaj projektami i śledź postępy pracowników

• Asana: narzędzie do zarządzania projektami. Pozwala na śledzenie postępów, komunikację i koordynację działań. Jest popularne w wielu branżach, w tym w marketingu, sprzedaży, inżynierii i rozwoju oprogramowania¹.

6. Medytacja i relaks z aplikacją Calm oraz krótkie treningi dzięki 7 Minute Workout

• Calm: Aplikacja oferuje medytacje, relaksacyjne dźwięki i techniki oddechowe. Pomaga w redukcji stresu i poprawie samopoczucia.
• 7 Minute Workout: To proste ćwiczenia, które można wykonać w ciągu 7 minut. Pomagają w zachowaniu aktywności fizycznej, nawet w trakcie intensywnego dnia.

Dzięki tym narzędziom możesz lepiej zorganizować pracę, zwiększyć produktywność i dbać o równowagę między pracą a życiem prywatnym.